Surat tugas merupakan dokumen resmi yang penting dalam berbagai konteks, baik lingkungan kerja, organisasi, maupun pemerintahan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi dan memberikan kejelasan terkait tugas, tanggung jawab, serta durasi pelaksanaannya.
Contoh penerapannya terlihat jelas pada perjalanan dinas atau penelitian. Setelah tugas selesai, surat tugas secara otomatis kehilangan keabsahannya.
Struktur dan Cara Membuat Surat Tugas
Daftar Isi
Surat tugas dikeluarkan oleh pejabat berwenang. Pembuatan dan persetujuannya harus dilakukan oleh pejabat yang memiliki kewenangan, mempertimbangkan ruang lingkup tugas dan tanggung jawab.
Elemen penting dalam surat tugas meliputi kop surat, nomor surat, isi surat, tanggal, serta tanda tangan pejabat yang memberi dan menerima tugas. Dokumen ini diberikan langsung kepada penerima, dengan salinan dikirimkan ke instansi terkait sebagai tembusan.
Elemen Penting dalam Penyusunan Surat Tugas
Untuk memastikan surat tugas tersusun baik dan sesuai standar, perhatikan beberapa elemen berikut.
1. Kepala Surat Tugas
Bagian kepala surat tugas mencakup kop surat dan judul “SURAT TUGAS”.
– Kop Surat
Kop surat berisi logo dan nama instansi, disusun simetris dan ditulis kapital.
– Judul Surat Tugas
Kata “SURAT TUGAS” ditulis kapital di bawah kop surat. Nomor surat ditulis simetris di bawahnya.
2. Batang Tubuh Surat Tugas
Bagian utama surat tugas terdiri dari penjelasan dan penutup surat.
– Penjelasan
Penjelasan memuat alasan penugasan, nama penerima tugas, NIP, pangkat/golongan, jabatan, uraian tugas, dan periode pelaksanaan.
– Penutup Surat
Penutup berisi instruksi pelaksanaan, kewajiban membuat laporan, dan kemungkinan meminta bantuan.
3. Kaki Surat Tugas
Bagian akhir surat tugas berisi informasi penting.
- Tempat dan tanggal penerbitan.
- Jabatan pejabat penandatangan (kapital, diakhiri koma).
- Tanda tangan pejabat pemberi tugas.
- Nama lengkap pejabat penandatangan (kapital).
- NIP pejabat (kecuali surat dari Menteri Keuangan).
- Cap dinas.
- Tembusan (jika diperlukan).
Contoh Surat Tugas dari Berbagai Instansi
Surat tugas biasanya ditetapkan atasan, kecuali jika pejabat diberi wewenang menetapkan untuk dirinya sendiri.
Berikut beberapa contoh surat tugas dari berbagai instansi, mulai dari pemerintahan hingga pendidikan. Perlu diingat bahwa contoh-contoh berikut hanya ilustrasi dan mungkin perlu disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing instansi.
1. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Tenaga Akademik
Contoh ini menggambarkan surat tugas perjalanan dinas tiga akademisi sebuah universitas untuk menghadiri seminar pengelolaan sampah di Jakarta. Rincian biaya perjalanan, termasuk transportasi, penginapan, dan makan, tercantum jelas.
2. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Pegawai Perusahaan Swasta
Contoh surat tugas ini dikeluarkan perusahaan swasta untuk karyawan yang ditugaskan melakukan presentasi dan penjajakan kerja sama dengan klien baru.
Surat tugas ini secara detail menjelaskan tujuan, waktu, dan tanggung jawab karyawan tersebut.
3. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Dosen
Contoh ini menunjukan surat tugas bagi tiga dosen untuk kegiatan pengabdian masyarakat berupa pelatihan pengelolaan sampah. Nama dosen, NIP, dan peran masing-masing tercantum.
4. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Penelitian Jurnal
Surat tugas ini ditujukan untuk dosen yang melakukan perjalanan dinas untuk penelitian yang akan dipublikasikan dalam jurnal.
5. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Penelitian Perguruan Tinggi
Contoh ini menunjukan pengajar yang ditugaskan untuk melakukan penelitian di sebuah desa, terkait dengan pengabdian masyarakat dan pendanaan yang ada.
6. Contoh Surat Tugas Penelitian
Contoh surat tugas ini tidak melibatkan perjalanan dinas, melainkan untuk tugas penulisan jurnal oleh dosen di sebuah universitas.
7. Contoh Surat Tugas Pengawasan Ujian
Surat tugas ini dikeluarkan dinas pendidikan untuk pengawas ujian nasional di sebuah SMA.
8. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Kementerian
Contoh surat tugas perjalanan dinas antar divisi dalam sebuah kementerian. (Contoh gambar disertakan, tetapi deskripsi teks tidak tersedia dalam data yang diberikan.)
9. Contoh Surat Tugas Kegiatan Penelitian
Contoh surat tugas untuk kegiatan penelitian. (Contoh gambar disertakan, tetapi deskripsi teks tidak tersedia dalam data yang diberikan.)
10. Contoh Surat Tugas Kerja Praktek
Contoh surat tugas kerja praktek mahasiswa dalam sebuah proyek. (Contoh gambar disertakan, tetapi deskripsi teks tidak tersedia dalam data yang diberikan.)
Semoga informasi dan contoh-contoh surat tugas di atas membantu Anda dalam membuat dokumen yang resmi dan sesuai standar.
